Welche Arten von Betrieben können den Online Terminplaner nutzen?
Der Online Terminplaner eignet sich für alle Betriebe, die Terminierungen oder Reservierungen vornehmen müssen. Zum Beispiel: Mediziner, Zahnärzte, Chiropraktiker, Physiotherapeuten, Massagetherapeuten, Wellness-Center, Steuerberater, Buchhalter, Berater oder andere Praxen, die der Berufsausübung dienen.

Muss ich meine eigene Website haben?
Nein. Der Online Terminplaner wird Ihre virtuelle Website auf unserem Server schaffen (wie z. B. www.EinKlickTermin.de/ihrgeschäftsname), die Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihr Büro und die dort arbeitenden Fachkräfte zu beschreiben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Nachrichtenrubrik zu betreiben, in der Sie alle Nachrichten, die Ihrer Meinung nach für Ihre Kunden/Patienten von Interesse sein könnten, veröffentlichen können. Sie können jeden Teil Ihrer virtuellen Website rund um die Uhr selbst aktualisieren. Wenn Sie schon eine eigene Website haben, können Sie sie natürlich anhand eines Links mit www.EinKlickTermin.de/ihrgeschäftsname verbinden.

Warum sollte ich den Online Terminplaner verwenden anstatt eines einfachen Reservierungsbuches oder einer Offline-Terminplanungssoftware?
Sie und Ihre Kunden können jederzeit Termine vereinbaren, sogar nach den Geschäftszeiten (Sie haben rund um die Uhr Zugang zum Terminplaner). Ihre Kunden können ihren Termin innerhalb einer Minute ohne jegliche Hilfe Ihres Büropersonals machen. Außerdem ist er effizienter und kostengünstiger. Sie müssen keinerlei Software auf Ihrem Computer installieren. Und natürlich brauchen Sie zu keiner Zeit kostspielige Softwarepflege oder Upgrades.

Wer kann einen Termin über meinen Online Terminplaner vereinbaren?
Das können Sie (Ihr Administrator) oder jede andere Person tun, die auf unserer Website www.EinKlickTermin.de registriert ist. Sie machen es für jeden Kunden tun, der sich bei Ihnen telefonisch meldet oder der zuvor noch nicht online Termine vereinbart hat. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Sie können sich selbst eine Liste der Personen zusammenstellen und fortführen, von denen Sie wissen, dass sie niemals Termine online vereinbaren werden. Das ist eine Kundenliste, die nur bloße Angaben enthält, wie z. B. Vor-, Nach- und Mittelname des Kunden sowie seine/ihre Telefonnummer. Sie haben die Möglichkeit, sich einen dieser Kunden auf der Liste auszusuchen und ihm/ihr selbst einen Termin zuzuweisen. 2. Außerdem besteht die Möglichkeit, Termine mit dem Vermerk "Reserviert für Büro" zu versehen, mit optionalen Bemerkungen, wie z. B. "gelegentlicher Kunde". Der Status eines jeden vom Büro gemachten Termins ist automatisch "Bestätigt". Jedermann, der auf EinKlickTermin.de registriert ist und den Link zu Ihrer virtuellen Website kennt, kann ebenso einen Termin vereinbaren. Der Status eines solchen Termins hängt von dem Setup Ihres Online Terminplaners ab. Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, beim Terminwunsch eines Kunden vorzugehen: 1. Jede Terminanfrage sollte vom Büro bestätigt werden. 2. Der erste Termin, den ein bestimmter Kunde online macht, sollte vom Büro bestätigt werden. 3. Jede Terminanfrage wird automatisch bestätigt. Der Kunde/Patient, dessen Termin mindestens einmal vom Büro bestätigt wurde, wird Ihr Kunde und Sie können ihn/sie von Ihrer Kundenliste auswählen, zusammen mit den Kunden, die Sie selbst eingetragen haben.

Warum wurde ich bei der Konfiguration gebeten, meine Berufe aus der Berufsliste auszuwählen?
Wir werden der zweiten Version der Anwendung einen weiteren Nutzen hinzufügen – nach dem Suchkriterium Ort und Berufszweig eine Firma/Fachkraft finden zu können, wie z. B. "Suche nach einem registrierten Massagetherapeuten in Frankfurt, Deutschland" oder "Suche nach einem registrierten Massagetherapeuten nach Postleitzahl". Sie vermerken, ob Ihre Firma an neuen Kunden interessiert ist. Es werden nur solche Firmen in den Suchresultaten aufgeführt, die an neuen Kunden interessiert sind.

In meinem Büro arbeiten drei Massagetherapeuten. Kann ich für jeden einzelnen einen Terminplan machen?
Ja, Sie legen für jede in Ihrem Büro arbeitende Fachkraft einen eigenen Terminplan an. Der tägliche Terminplan besteht aus einem oder mehreren (ohne Begrenzung) Arbeitsabschnitten.

Ich biete mehr als 5 verschiedene Dienstleistungen für Patienten an. Sie unterscheiden sich in Preis, Dauer etc. Wie soll ich damit verfahren?
Das ist normal bei uns. Wir geben Ihnen die Möglichkeit, so viele Dienstleistungen für jede einzelne Fachkraft anzubieten wie Sie wollen.

Wir haben drei verschiedene Orte, an denen wir Patienten behandeln. Müssen wir drei verschiedene Konten einrichten?
Ja, Sie müssen drei verschiedene Konten einrichten, da evtl. an jedem Ort verschiedene Fachkräfte arbeiten. Selbst wenn an den Orten jeweils die gleichen Fachkräfte arbeiten, so unterscheiden sich doch deren Terminpläne. Teilen Sie uns per E-Mail mit, wie viele Konten Sie eingerichtet haben, und wir errechnen, was Sie zu bezahlen haben (normalerweise sind es 29 Euro pro Jahr für jeden zusätzlichen Ort).

Freitags sind meine regulären Geschäftszeiten von 11:00 bis 16:00 Uhr, aber ich möchte für die Freitage im Juli zusätzlich den Zeitraum von 08:00 bis 10:00 Uhr anbieten. Ist es möglich, das auf Ihrer Website zu machen?
Ja, das ist möglich. Wenn Sie einen neuen Zeitraum für Termine anbieten, schlägt Ihnen unsere Anwendung, falls Sie nichts davon Abweichendes vermerken, eine diesbezügliche Zeitspanne von dem Stichtag bis zum 31. Dezember 2050 vor. Sie können den "Von"- "Bis"-Zeitraum ändern, indem Sie auf den dazugehörigen Kalender-Link klicken.

In Wellness-Centern zum Beispiel werden die meisten Dienstleistungen als Paket nicht von einer Fachkraft, sondern von mehreren angeboten. Was soll ich auf Ihrer Website dort eintragen, wo ich gebeten werde, die Fachkraft/den Berater zu beschreiben?
Sie tragen den Namen des Eigentümers/Managers des Wellness-Centers ein, wählen "_Bereitsteller des Service” als Beruf aus und geben dann eine kurze Beschreibung der Pakete.

Wie verfahre ich mit (Betriebs)Ferien, Feiertagen etc.? Muss ich meinen Terminplan jedes Mal ändern?
Nein, das brauchen Sie nicht. Mithilfe des "Arbeitstag-/Freier Tag"-Kalenders können Sie aus jedem Arbeitstag einen freien Tag und das auch durch einen Mausklick wieder rückgängig machen. Um den Teil eines Tages für Buchungen zu sperren, benutzen Sie die Option "Reserviert für Bürotermine".

Ich belege Termine doppelt, dreifach etc. Ist es möglich, das in Ihrem System festzulegen?
Ja, während des Setups für die Fachkraft werden Sie gefragt, wie viele Kunden Sie maximal zur gleichen Zeit annehmen.

Was muss ich als erstes tun, um den Online Terminplaner nutzen zu können?
Alles, was Sie brauchen, sind ein Browser und einen Internetzugang. Die Kontoanmeldung, die Beschreibung Ihres Geschäftes und der dort arbeitenden Fachkräfte, die Festlegung des Terminplans für das gesamte Büro und für jede Fachkraft einzeln dauern nur wenige Minuten, und bieten somit Ihren Kunden/Patienten die Möglichkeit dieses neuen Service - nämlich mit einem Klick einen Termin zu machen.

Ich habe für die kommenden Wochen bereits Termine vergeben. Wie kann ich vorgehen, um diese in den Online Terminplaner zu übertragen?
Wir erwarten nicht, dass Sie Stunden damit verbringen, all Ihre manuell oder offline vereinbarten Termine in unser System zu übertragen, obwohl das, ehrlich gesagt, die beste Lösung wäre. Wir bieten Ihnen eine Vorgehensweise an, von der wir annehmen, dass sie die Übertragung so reibungslos wie nur irgend möglich macht. Es ist wahrscheinlich, dass die meisten Ihrer vereinbarten Termine innerhalb der nächsten zwei Wochen liegen. Wenn dem so ist, legen Sie beim Setup fest, dass Termine bei Ihren Fachkräften erst zwei Wochen nach dem Tag des Setups möglich sind. So müssen Sie nur wenige Termine übertragen, nämlich jene, die in der dritten Woche oder später liegen. In der Folge reduzieren Sie dann den Zeitpunkt, ab dem Buchungen möglich sind. Wenn Ihnen selbst für diese Möglichkeit der Übertragung der vereinbarten Termine die Zeit fehlt, schlagen wir Ihnen eine andere Vorgehensweise vor – legen Sie einfach fest, dass jeder Termin vom Büro bestätigt werden muss und dass die maximale Anzahl an Kunden für den gleichen Termin z. B. 100 beträgt. Dann wird der Kunde Ihren kompletten Terminplan sehen und seinen/ihren Terminwunsch platzieren, und Sie werden dadurch in die Lage versetzt, diesen Termin mit den anderen Terminen abzustimmen, die bereits offline vereinbart wurden. Als letztes bestätigen Sie noch den gewünschten Termin oder verlegen ihn.

Wie erfahre ich von neuen Terminen, die einer Bestätigung bedürfen, oder von stornierten Terminen?
Wir werden Sie nicht per E-Mail über die erforderliche Bestätigung eines Termins oder stornierte Termine informieren. Stattdessen werden Sie dazu einen Hinweis oben auf Ihren Webseiten in der Menüleiste finden. Sie können dann auf den Menüpunkt "Korrespondenz" klicken, um eine Liste aller neuen Termine, die bestätigt werden müssen, oder stornierten Termine zu öffnen.

Ich möchte verhindern, dass meine Kunden in der letzten Minute einen Termin online stornieren. Wie kann ich das mit Ihrem Online Terminplaner machen?
Das ist sehr einfach. Während des Setups legen Sie den Rahmen fest: "Stornierungen über die Website müssen mindestens __ Stunden vorher erfolgen."

Ist es möglich, Kunden per E-Mail an ihre(n) nächsten Termin(e) zu erinnern?
Ja, Sie können eine Liste der bestätigten Termine nach Datum auswählen und den betreffenden Kunden eine Erinnerung per E-Mail senden, und das nur mit einem Mausklick.

Ist es möglich, bestimmten Kunden kostenfreie E-Mails mit Text zu schicken?
Ja, das ist möglich.

Gibt Ihr Service meine persönlichen und geschäftlichen Daten bekannt?
Wir werden Ihre persönlichen und geschäftlichen Daten nicht verkaufen, andere daran teilhaben lassen oder verleihen.

Welche Informationen benötigen Sie bezüglich der Rechnung bei der Registrierung für den Online Terminplaner?
Wenn Sie sich zum ersten Mal für unseren Service registrieren, sind die ersten drei Monate gratis zum Kennenlernen. Einen Monat vor Ablauf dieser Zeit erscheint ein zusätzlicher, fett gedruckter Link "Bezahlen Sie jetzt!" auf Ihren Webseiten, aufgrund dessen Sie 99 Euro über PayPal für ein Jahr unseres Service bezahlen.

Ich möchte den Service abbestellen. Was muss ich tun?
Sie brauchen unseren Kundenservice nicht zu informieren. Sie stellen die Zahlung für den Service einfach ein und innerhalb von vier Wochen nach dem Fälligkeitstermin wird Ihr Konto aufgelöst.